Okul Tiyatrosu Grubu Seçerken 7 Kontrol Noktası — Müdür Rehberi

Bir müdür — özellikle okulu yeni devralmış bir müdür — tiyatro grubunu sosyal medya görseline, sayfa tasarımının güzelliğine veya referans olarak söylenen bir iki isme bakarak seçiyor. Sonrasında gösteri günü ses kopuk çıkıyor, senaryo yaş grubuna uymuyor, ekip gecikiyor. Kurumsal risk size yazılıyor.

Bu yazı bir pazarlama metni değil. 7 yıldır aynı tipte sorunları dinliyoruz — bize gelen okulların büyük kısmı bir önceki gruptan yanan okullar. Aşağıdaki 7 madde, ekibi seçmeden önce sormanız gereken somut kontrol noktaları.

1. Referans listesi — ama isim değil, benzer ölçekte okul

"Hangi okullarla çalıştınız?" sorusu yanlış soru. Çoğu grup referans okul adını vermez — zaten vermesi de problem, kurum adı izni ayrı iştir. Doğru soru: "Son 6 ayda benim okul büyüklüğümde (80-120 öğrencili anaokulu) kaç etkinlik yaptınız?". Rakam somut olmalı.

Cevap "çok" ise kırmızı bayrak. "Son 6 ayda 40 anaokulu etkinliği; büyüklükler 50-200 arası" dese gerçek rakam. Sayı veremiyorsa ya yeni kurulmuşlar ya da saha verisi tutmuyorlar.

2. Sigorta — mesleki sorumluluk + kaza

Okul içinde etkinlik yapan her dış ekip, mesleki sorumluluk sigortası ve etkinlik günü kaza sigortası taşımalı. Sahnede bir dekor düşerse, bir oyuncu yaralanırsa veya çocuk sahneye çıkıp düşerse sorumluluk zinciri net olmalı.

"Sigortalı mısınız?" sorusuna "evet" cevabı yetmez. "Poliçe kopyasını sözleşmeye ek olarak alabilir miyim?" deyin. Gerçek bir grup 10 dakikada PDF'yi gönderir; gönderemeyen grup ya poliçesiz ya sürekli yenilemiyor.

3. Senaryo yaşa uygun mu — pedagojik dayanak

Gösteri 2-6 yaş için yazıldığını söylüyor ama içinde 8+ yaş mecazı var — bu durum hala yaygın. Ekibin senaryoyu hangi yaş gruplarına göre kalibre ettiğini sorun. Pedagog danışmanlığı aldıysalar bunu net söylerler: "Senaryo 4-6 bandı için yazıldı, 2-4 için kısaltılmış versiyon hazırlıyoruz."

Somut test: "Hikayede korku/tehdit sahnesi var mı?" sorun. Küçük yaşta 'kötü karakter çocuğu yakalar' tipi sahne travmatik olabilir. Profesyonel ekip bunu önden açıklar, karanlık sahneyi hafif tutar, sonu mutlu kapatır.

4. Sözleşme — yazılı, dijital değil kağıt imzalı

WhatsApp mesajı, sözlü anlaşma, e-posta tek başına yeterli değil. İmzalı sözleşme isteyin. İçinde şu maddeler olsun:

• Tarih, saat, süre — gecikme maddesi dahil (15 dk'dan fazla geçikmede şu yaptırım).
• Teknik gereksinim listesi — sizin sağlayacaklarınız, onların getirecekleri.
• İptal politikası — kim iptal ederse ne olur, mücbir sebep nasıl tanımlı.
• Ücret ödeme planı — peşinat, bakiye, fatura/makbuz türü.
• Görsel-video izni — ekibin çekeceği kayıtları nerede kullanabileceği.
• Gizlilik — okul iç bilgisinin (öğrenci sayısı, veli bilgisi) korunması.

"Biz sözleşme yapmıyoruz, güven esası" diyen grup = riski siz aldınız demektir.

5. Ön görüşme — ekip bizzat mı arayacak

Web üzerinden "teklif al" formu doldurdunuz. Geri dönüş ne kadar sürede, kim tarafından geliyor? Rezervasyon ofisi üzerinden 3 gün sonra gelen standart metin değil — sanatsal yönetmen veya ekip sorumlusu 24-48 saat içinde kişisel arayışla dönmeli.

Sebep: kişisel görüşme yapmayan grup, okulunuzun kendine özgü koşullarını (özel ihtiyaç çocuklar, salon ilkeleri, veli hassasiyetleri) senaryoya yansıtamaz. Standart gösteri gelir, standart sorun çıkar.

6. Teknik kurulum — kim getirir, ne kadar sürer

Profesyonel ekipte ses, ışık, dekor, sahne, kostüm — hepsi ekibin sorumluluğu. Okuldan yalnız priz ve düz alan ister. "Okulun projeksiyonu var mı?" sorusu kırmızı bayrak — ekip kendi ekipmanını getirmiyor demektir.

Kurulum 45-60 dakikayı aşmıyor olmalı. "Akşamdan kuruyoruz, sabah test edip gösteri yapıyoruz" diyen grup salonunuzu bir gece kapatır — anaokulunda bu genelde mümkün değil. Aynı gün kurulum + test + gösteri + toplanma, toplam 3-4 saati geçmemeli.

7. Şeffaf fiyat — 'aradığınızda söyleriz' değil

Fiyatı somut ölçüye göre (öğrenci sayısı, paket, süre) net söylemeli. "Ölçüye göre değişir" bir noktaya kadar doğru ama konuşma sonunda yazılı ve net bir rakam olmalı. "Günün fiyatı" veya "aradığınızda konuşuruz" tipi esneklik, sonradan ek kalemlerle (ulaşım, ekstra saat, fazla kişi) toplam faturayı şişirir.

Profesyonel teklifte olması gerekenler: net tutar, KDV dahil/hariç bilgisi, ulaşım dahil mi, ekstra saat ücreti (gösteri uzarsa), iptal durumunda iade oranı. Bu 5 kalem net değilse teklif yarım demektir.

Özet kontrol listesi

• Son 6 ayda benzer ölçekte kaç etkinlik yapıldı — somut rakam.
• Sigorta poliçesi PDF olarak sözleşmeye ekli.
• Senaryo hangi yaş bandı için yazıldı, alt gruplar için ayrı versiyon var mı.
• İmzalı sözleşme — tarih, iptal, sigorta, görsel izni maddeleri dahil.
• Sanatsal yönetmen veya ekip sorumlusu kişisel olarak 24-48 saatte aradı mı.
• Ses-ışık-dekor tamamı ekibin sorumluluğu, okul sadece priz + alan.
• Yazılı teklifte net tutar + KDV + ulaşım + ekstra saat + iptal iadesi net.